Tất tần các thông tin về packing list mà bạn cần biết

Packing list là gì, danh sách đóng gói là gì, chức năng của packing list, hướng dẫn cách viết một packing list. Là các nội dung chính mà Đức Transport sẽ chia sẻ với các bạn qua bài viết dưới đây.

Packing list là gì ? 

Packing List dịch sang tiếng Việt có thể hiểu nôm na là phiếu đóng gói hàng hoá. Đây là bước quan trọng giúp hoàn thiện thủ tục xuất nhập khẩu đối với các doanh nghiệp. Ngoài ra còn một số tên gọi thông dụng như bảng kê hàng hoá, phiếu đóng gói hàng hoá. Trên Packing List sẽ nêu rõ bên xuất khẩu đã bán các sản phẩm nào cho bên mua. Như vậy, đơn vị mua hàng sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý đơn hàng.

Tương tự với hoá đơn thương mại, bạn có thể lập Packing List dựa trên những mẫu có sẵn. Sau đó là việc chỉnh sửa lại nội dung cho phù hợp với thông tin đơn hàng của mình.

Chức năng của packing list

Cùng với câu hỏi Packing List là gì, những câu hỏi về chức năng của chứng từ thanh toán cũng quan trọng không kém.

Như tên gọi cho biết, Packing List chỉ rõ cách đóng gói của hàng hoá. Nghĩa là khi nhìn vào đó, bạn hiểu được lô hàng được đóng gói thế nào. Điều này sẽ giúp bạn tính toán được :

• Cần bao nhiêu container để bốc dỡ, ví dụ 1 container 40 ’ loại cao;
• Có thể xếp dỡ hàng bằng tay, nhưng phải dùng phương tiện chuyên dùng như xe đẩy, cần cẩu. .. ;
• Phải dùng phương tiện vận chuyển hàng hoá phù hợp, ví dụ dùng xe tải loại bao nhiêu tấn, kích cỡ thùng như thế nào mới hợp lý;
• Sẽ phải kiểm tra hàng hóa cụ thể nào đó ở đâu (pallet nào) khi hàng phải kiểm tra, trong khi làm thủ tục hải quan.

Với những người không biết kiểm tra chứng từ thì cần nhầm lẫn đôi chút giữa Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) với Phiếu đóng gói (Packing List) . Hai loại chứng từ trên nhiều khi nhìn khá giống nhau (và cùng được tạo ra trên 1 mẫu) , vì có nhiều thông tin giống nhau, vì có chức năng khác nhau cho nên cần có dữ liệu đặc trưng riêng biệt.

Hoá đơn thương mại là chứng từ thuộc về chức năng thương mại, trên chứng từ quan trọng thể hiện hàng hoá bao nhiêu tiền. Còn phiếu đóng gói thì cần thể hiện hàng hóa được đóng gói thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích như thế nào?

Phân Loại packing list

Hiện nay trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, người ta đang sử dụng 3 mẫu Packing List cơ bản sau:

• Detailed Packing List

Đây là phiếu đóng gói hàng hoá chi tiết. Nội dung của loại này rất chi tiết và rõ ràng. Đây cũng là loại packing list được ưa dùng nhất hiện nay.

• Neutrai Packing List

Đây là phiếu đóng gói hàng hóa trung lập. Thông thường, tên người bán sẽ không được thể hiện trên loại phiếu này.

• Packing and Weight list

Đây là phiếu đóng gói kèm theo bảng kê trọng lượng hàng hoá

Nội dung chính của packing list

Một Packing List đầy đủ thường có những nội dung chính như sau:

• Tiêu đề trên cùng: Logo, tên, địa chỉ, tel, fax công ty
• Seller: Tên, địa chỉ, tel, fax công ty bán hàng.
• Số và ngày Packing List: Số này rất quan trọng
• Buyer: Tên, địa chỉ, tel, fax công ty mua hàng.
• Ref to: Số tài khoản. Đây có thể là số đơn hàng, hay là chú thích thêm cho Notify Party (Bên thông báo khi hàng đến. Thông thường thanh toán L/C rồi mới tiếp tục viết các thông tin Notify Party vào) .
• Port of Loading: Cảng nhập hàng (Ví dụ: Hai Phong port, Viet Nam; Incheon port, Korea. ..) .
• Port of Destination: Cảng quá cảnh (Ví dụ: Manila port, Philippines; Port Klang port, Malaysia. ..) .
• Vessel Name: Tên tàu, số toa.
• ETD: Estimated Time Delivery – Ngày dự kiến tàu khởi hành.
• Product: Mô tả hàng hoá: Tên sản phẩm, ký nhãn hiệu, mã HS. ..
• Quantity: Số lượng hàng theo đơn vị ở dưới (Ví dụ: 100000 pcs là 100000 cái. ..) .
• Packing: Số lượng thùng, hộp, kiện đóng gói theo đơn vị ở dưới (Ví dụ: đơn vị là bales – kiện, ví dụ có 100000 cái, đóng gói 500 cái/kiện -> Packing là 200 bales) .
• NWT: Net weight – Trọng lượng tịnh (Chỉ tính trọng lượng của hàng hoá)
• GWT: Gross weight – Trọng lượng tổng thể (Tính cả trọng lượng của dây đai, nilon bao, thùng và hộp chứa ở ngoài) . Trên thực tế, chúng ta không cần phải cẩn thận và quá chính xác GWT nữa, chỉ cần GWT tính tương đương và không vượt quá trọng lượng các hãng tàu cho đóng trong 1 container là ok.
• Remark: Những ghi chú khác (chẳng hạn nếu tất cả có 200 kiện thì kiện từ số 1 – 100 là đóng cho hàng nhãn mác A và kiện từ số 100-200 là đóng cho hàng nhãn mác B. ..)
• Xác nhận của bên bán hàng: Ký, đóng dấu.

Mẫu Packing list chuẩn

Cũng như hoá đơn thương mại hay packing list không có một mẫu nào cụ thể thì các nhà xuất khẩu hoàn toàn có thể tự tạo cho mình một packing list. Một packing list nếu thể hiện đủ thông tin như ở trên sẽ là tốt nhất. Còn nếu không có sẵn đầy đủ thông tin thì cũng phải thể hiện được các thông tin cơ bản sau: Tên nhà xuất khẩu, tên nhà nhập khẩu, thông tin hàng hoá, số hiệu và ngày tháng.

Packing list vừa là chứng từ để cho các cơ quan hải quan kiểm tra hàng khi thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu mà còn là chứng từ để lưu kho khi chuyển hàng về cảng. Bên cạnh đó, các bạn cần phải nhận biết được container packing list và mẫu packing list của các chứng từ xuất nhập khẩu khác.

Khi lập packing list cần chú ý những gì?

Với chức năng của packing list trong việc định quy cách đóng gói các nội dung trên packing list phải đáp ứng những điều kiện sau:

• Số và ngày lập
• Tên hàng và mã số hàng (nếu có) , đơn vị tính, số lượng và trọng lượng
• Quy cách đóng gói, kích cỡ kiện hàng
• Tất nhiên không thể thiếu thông tin của Seller và Buyer.

Trên đây là các thông tin về  packing list là gì, các chức năng chính của packing list,…. mà Đức Transport cung cấp cho bạn. Hy vọng bạn sẽ có được cho mình thật nhiều thông tin hữu ích để giúp cho công việc của bạn.