SI là một thuật ngữ khá phổ biến nếu các bạn đang hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu vì SI ảnh hưởng trực tiếp đến việc vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu và có định nghĩa rất cụ thể. Vì vậy, ở bài viết này Đức Transport sẽ chia sẻ chi tiết SI trong xuất nhập khẩu là gì? Cách lập SI thế nào? 

SI trong xuất nhập khẩu là gì?

SI viết tắt của từ tiếng Anh Shipping Instruction, có thể hiểu là những thông tin về hướng đi và phương thức vận chuyển của chủ hàng hoá (người vận chuyển) đến công ty giao nhận vận chuyển forwarder để việc giao nhận vận chuyển diễn ra chính xác theo yêu cầu của người chủ hàng hoá. 

Đồng thời, nhằm chuẩn hoá những thông tin có trên các giấy tờ liên quan đến vận chuyển hàng hoá quốc tế, chẳng hạn như Bill of Lading thì SI sẽ được gửi đến công ty vận chuyển trước khi họ thực hiện Vận chuyển nhằm giảm những sai sót có thể xảy ra. Để dễ nhớ và dễ đặt tên, người ta hay gọi SI là mẫu chỉ dẫn công tác vận chuyển hàng hoá hay mẫu chỉ dẫn giao nhận hàng hoá. 

SI trong xuất nhập khẩu là gì
SI trong xuất nhập khẩu là gì

Tác dụng của SI trong xuất nhập khẩu

Để đảm bảo chính xác thông tin trên các chứng từ thủ tục khi Vận đơn, các công ty giao nhận vận tải thông thường sẽ yêu cầu nhà nhập khẩu gửi SI trước khi thực hiện Bill of Lading để bảo đảm như một bản nháp trước. Sau đó, bản nháp này sẽ được chuyển đến đại lý nhằm kiểm tra và xác thực thông tin trên bản nháp Vận đơn ban đầu. 

Tác dụng của SI trong xuất nhập khẩu
Tác dụng của SI trong xuất nhập khẩu

Nội dung trên SI

Những thông tin quan trọng cần được thể hiện rõ ràng trên SI bao gồm: 

  • Số booking (Booking number)
  • Tên nhà xuất khẩu (Shipper), Tên người nhận hàng (Consignee) và Tên của người nhận thông báo hàng đến (Notify party)
  • Tên tàu và Số chuyến (Vessel & voyage)
  • Nơi nhận hàng tại nước xuất khẩu (Place of receipt)
  • Nơi xếp hàng lên tàu tại nước xuất khẩu (Port of loading)
  • Nơi dỡ hàng tại nước nhập khẩu (Port of discharge)
  • Nơi nhận hàng (Final destination)
  • Số container (Container number)
  • Số seal (Seal number)
  • Nhãn hiệu vận chuyển (Shipping mark)
  • Mô tả hàng hóa (Cargo description)
  • Số lượng hàng hóa (Quantity)\
  • Trọng lượng & Số khối CBM (Weight and measurement)
  • Loại bill sử dụng (B/L type): HBL, MBL, Sea waybill or Surrender Bill…..
  • Điều khoản thanh toán cước tàu (Payment terms (prepaid or collect)
  • Các hồ sơ bổ sung khác (nếu có)

Thông thường, nếu mặt hàng trên SI có nhiều loại. Bên phía shipper thông thường sẽ gửi đính kèm theo packing list nhằm phục vụ cho việc khai báo (submit) thông tin với phía hãng tàu/forwarder. 

Nội dung trên SI
Nội dung trên SI

Thời gian submit Shipping Instruction (SI)

SI phải được gửi cho người vận chuyển/Forwarder trước thời hạn Cut Off SI quy định trên Booking Note. 

Chẳng hạn như trong hình dưới đây, thời hạn gửi SI được ấn định theo các nước khác nhau như Nhật, Hoa Kỳ, Ấn Độ, Trung Quốc…

Sau thời hạn trên, nếu SI không được gửi, shipper sẽ bị phạt tiền hoặc hàng sẽ bị xuống tàu nếu người vận chuyển/forwarder không cung cấp được tên hàng hoặc không bán được bill. 

Thời gian submit Shipping Instruction (SI)
Thời gian submit Shipping Instruction (SI)

Cách khai báo SI

Để khai báo SI thông thường có hai cách phổ biến như sau: Khai báo bằng email hoặc khai báo trực tiếp trên website của hãng tàu nơi mình vận chuyển. 

Khai báo SI trực tuyến trên website của hãng tàu

Đây là một cách phổ biến cho việc submit thông tin SI hiện nay. Một vài hãng tàu cho phép chúng ta sửa linh hoạt thông tin sau khi đã hoàn tất SI trên web, điều đó sẽ giảm bớt thời gian thay vì khi gửi bằng email. Nhưng cũng có nhược điểm rằng, nếu mạng chập chờn hoặc lỗi website bảo trì từ hãng tàu thì điều này sẽ gây trễ thời gian submit SI và khi đó chúng ta phải tốn thời gian khi muốn kiểm tra hoặc chuyển thông tin SI bằng email. 

Một vài hãng tàu nếu submit thông tin SI này trên email thay vì hệ thống thì sẽ bị xử phạt tiền submit bill cao hơn so với submit trên hệ thống. 

Khai báo SI trực tuyến trên website của hãng tàu
Khai báo SI trực tuyến trên website của hãng tàu

Khai báo SI qua email

  • Đối với shipper họ sẽ gửi thông tin SI tới hãng tàu (đối với hãng tàu có thể submit thông tin bằng email) hoặc forwarder nếu sử dụng dịch vụ giao nhận vận tải. 
  • Đối với forwarder thì sau khi tiếp nhận thông tin từ shipper thì họ sẽ gửi thông tin tới hãng tàu yêu cầu thực hiện bill (đối với hãng tàu thì submit thông tin bằng email) 

Nhìn chung tạo thuận tiện cho việc gửi thông tin khi không gửi SI trực tiếp qua email, đồng thời việc gửi SI trực tiếp cũng không đảm bảo về thời gian nên hai cách thức trên rất tiết kiệm về mặt thời gian và cũng thuận tiện cho công việc khai báo. Chính vì vậy, công việc của người lao động là khai các thông tin trên SI rõ ràng, chuẩn xác để công ty vận tải có thể sử dụng những thông tin trên để hợp thức hoá những giấy tờ có liên quan một cách hợp pháp và không có sự sai lệch. 

Khai báo SI qua email
Khai báo SI qua email

SI có thể bị từ chối không?

Câu trả lời là Có – SI có thể bị từ chối, với lý do hàng hoá bị trục trặc hay các lý do bất khả kháng khác theo Quy định của hãng tàu. 

Vì vậy mà để hạn chế tình trạng trên diễn ra, chủ hàng cần tìm hiểu về loại hàng hoá mà mỗi hãng tàu có thể chuyên chở, yếu tố địa phương… Việc này sẽ giúp chủ hàng hạn chế rủi ro và các loại phí phát sinh không đáng có. 

SI có thể bị từ chối không
SI có thể bị từ chối không

Như vậy thông qua bài viết trên các bạn đã hiểu rõ khái niệm SI trong xuất nhập khẩu là gì và có những thông tin gì, cùng các lưu ý nào khác. Mong rằng thông tin mà Đức Transport nêu trong bài báo trên có ích cho các bạn. Cám ơn bạn đã theo dõi bài viết của chúng tôi!