Bộ chứng từ xuất nhập khẩu mới nhất 2023

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Đây là câu hỏi được các công ty, doanh nghiệp xuất nhập khẩu quan tâm nhất. Thông thường để xuất khẩu hàng hóa phải có chứng từ xuất nhập khẩu nhưng lại không biết làm sao để hoàn thiện chứng từ một cách chính xác. Để trả lời câu hỏi này, hãy lắng nghe những gì Đức Transport cung cấp, cung cấp các dịch vụ tài liệu chất lượng cao nhất trên thị trường.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Khi xuất nhập khẩu một mặt hàng cụ thể thì  download bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa đóng vai trò vô cùng quan trọng. Do đó, bộ chứng từ xuất nhập khẩu thực tế là chứng từ chứa đựng các thông tin về hàng hóa, vận chuyển, bảo hiểm và thanh toán để chứng minh sự thật, là cơ sở yêu cầu nhận hàng, thanh toán và bồi thường hàng hóa trong các trường hợp sau: mâu thuẫn giữa các bên.

Chức năng của bộ chứng từ  xuất nhập khẩu

Trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu có rất nhiều loại chứng từ khác nhau. Và mỗi loại chứng từ đều có chức năng và vai trò cụ thể. Tuy nhiên, nhìn chung, mục đích chính của chứng từ xuất nhập khẩu là làm cho quá trình thanh toán minh bạch hơn và do đó hỗ trợ trao đổi và khiếu nại giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu.

Các loại chứng từ xuất nhập khẩu

Sau đây là full các loại chứng từ xuất nhập khẩu

Chứng từ bắt buộc

 Bộ chứng từ xuất nhập khẩu mẫu bao gồm những chứng từ sau

• Hợp đồng thương mại (hợp đồng mua bán): Văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về những nội dung chủ yếu một bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ, ví dụ: thông tin về người mua và người bán, thông tin về hàng hóa, điều kiện, đối tượng giao hàng, phương thức thanh toán,… 
•  Hóa đơn: Chứng từ xuất nhập khẩu tiếng Anh được phát hành cho người xuất khẩu  để đòi tiền người mua đối với lô hàng đã bán theo  thỏa thuận trong hợp đồng. Chức năng chính của hóa đơn thương mại là chứng từ thanh toán. Do đó, nội dung của hóa đơn này phải thể hiện rõ ràng, ví dụ: Đơn giá, tổng thành tiền, phương thức thanh toán, chi tiết ngân hàng  người nhận… 
•  Packing list: là  chứng từ thể hiện rõ lô hàng được đóng gói như thế nào. Loại chứng từ này cho phép người đọc  biết được số kiện, trọng lượng, sức chứa trong lô hàng… 
•  Vận đơn: chứng từ chứng minh hàng hóa đã được xếp lên  phương tiện vận tải (tàu biển hoặc máy bay). So với vận đơn  gốc,  chứng từ này cũng có quyền sở hữu đối với hàng hóa được liệt kê trên đó.  
• Tờ khai hải quan: là chứng từ mà chủ hàng hóa, phương tiện vận tải phải kê khai  các thông tin chi tiết về lô hàng, phương tiện khi xuất khẩu, nhập khẩu ra, vào lãnh thổ Việt Nam.

Các loại chứng từ nhập khẩu thường có

    Bộ chứng từ xuất nhập khẩu  đầy đủ bao gồm những giấy tờ sau

• Hóa đơn Proforma: Hóa đơn này có hình thức giống như  hóa đơn nhưng không được sử dụng để thanh toán. Vì đây không phải là văn bản đòi tiền. 
• Thư tín dụng  (L/C): Là thư tín dụng do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của nhà nhập khẩu. Loại chứng từ này là nghĩa vụ thanh toán cho người bán  một khoản tiền trong một  thời hạn nhất định.
•  Giấy chứng nhận bảo hiểm: Một tài liệu được ký bởi công ty bảo hiểm  cho phép bảo hiểm cho người được bảo hiểm. 
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): Là  chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất  tại nước đó. Giấy chứng nhận xuất xứ  cho biết nguồn gốc  của hàng hóa được sản xuất tại một khu vực hoặc quốc gia nhất định.
•  Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật: Giấy chứng nhận do Ban Kiểm dịch Động vật/Thực vật cấp  xác nhận rằng các lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Mục đích của các loại tài liệu này là  ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia và khu vực.

Một số chứng từ nhập khẩu khác

Ngoài các chứng từ trên, bộ chứng từ xuất khẩu phải kèm theo một số chứng từ khác  bao gồm: 

• Giấy chứng nhận chất lượng (CQ – Certificate of Quality)
• Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis )
• Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
• Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)
• Phiếu an toàn hóa chất (MSDS – Material Safety Data Sheet)
• Chứng từ thường có

Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu

Có 5 giai đoạn chính trong quá trình lập chứng từ xuất nhập khẩu:

Bước 1 Chuẩn bị hồ sơ hàng hóa: 

Trước khi làm thủ tục hải quan xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ (như đã nêu ở trên) bằng cách in các mẫu đơn. Sau đó nhập tất cả các chi tiết. Ngoài ra, bạn cũng có thể đổ mực trực tiếp vào máy trước khi in. 

Bước 2  Cài đặt phần mềm khai hải quan VNACCS

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp chưa cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS thì cần cài đặt phần mềm để thuận tiện cho việc khai và truyền tờ khai.

Bước 3  Ghi danh vào mục nghiên cứu đặc biệt (nếu có)

Trường hợp hàng hóa nhập khẩu thuộc danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu phải kiểm tra đặc biệt, công ty phải hoàn thiện hồ sơ và báo cáo cơ quan kiểm tra theo quy định. Nếu không, các công ty có thể bỏ qua bước này. 

Bước 4  Báo cáo lên cơ quan hải quan

Sau khi tải phần mềm khai báo hải quan, doanh nghiệp có thể tiến hành khai báo và chuyển tiếp tờ khai hải quan. Sau đó lấy lệnh giao hàng. Lệnh giao hàng là một trong những chứng từ quan trọng nhất đối với nhà nhập khẩu, lệnh này được xuất khỏi cảng và sau đó được vận chuyển về kho của họ.

Bước 5  Hoàn tất thủ tục tại chi cục hải quan

Bước tiếp theo trong quy trình nhập là mở và xóa thông báo. Để mở tờ khai hải quan cần chuẩn bị các chứng từ sau:

• Thẩm quyền giải quyết
• Thông báo phát sóng trực tiếp
• Vận đơn
• danh sách đóng gói
• phiếu giao hàng
• Nếu cần, các chứng từ cần thiết khác (C/O, vận đơn, giấy phép nhập khẩu,…). Nếu xét thấy hồ sơ hợp lệ, Hải quan sẽ hoàn thành thủ tục thông quan sau khi nộp lên hệ thống cho hải quan.

Trên đây là phần giải đáp một số thắc mắc về bộ chứng từ nhập khẩu mà chúng tôi muốn chia sẻ cùng bạn đọc. Đức Transport mong rằng với những tài liệu chia sẻ trong bài viết sẽ mang lại nhiều thông tin hữu ích cho bạn đọc, giúp việc xuất/nhập khẩu được nhanh chóng và thuận tiện hơn!