PO là gì?Những điều cần biết về PO

PO là  cụm từ được nhắc đến  nhiều trong các lĩnh vực cũng như xuất nhập khẩu. PO về cơ bản  là một chứng từ được sử dụng rộng rãi trong các công ty, đặc biệt là các công ty xuất nhập khẩu và thường được hiểu là đơn đặt hàng. Tổ chức sản phẩm có  vai trò và tầm quan trọng rất lớn đối với doanh nhân. Chắc hẳn  vẫn còn nhiều người chưa hiểu rõ về thuật ngữ này. Vậy PO là gì và nó có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp? Hãy cùng Đức Transport khám phá điều này qua bài viết dưới đây.

PO là gì?

 Đây là một loại  ủy quyền mua hàng mà người mua gửi cho nhà cung cấp.   Trong xuất nhập khẩu PO là đơn mua hàng phải có đầy đủ các thông tin về giao dịch kinh doanh như đơn giá thỏa thuận giữa người mua và người bán, số lượng từng mặt hàng  mua, bao gồm các thông tin cụ thể như kiểu dáng, màu sắc… 

  Trong xuất nhập khẩu PO là  đơn đặt hàng bao gồm cả điều khoản thanh toán và giao hàng. Để dễ dàng theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai và đối chiếu thông tin giao hàng, mỗi đơn  hàng phải được gán một số duy nhất  gọi là số đơn hàng.

Công dụng của PO

 P/ O là mang đến cho  người mua cơ hội làm rõ  nhu cầu và mong muốn của họ thông qua các nhà cung cấp. Hai bên  có thể sử dụng  trong  trường hợp đơn hàng không được giao như  thỏa thuận. Cung cấp  tài liệu  về  tình trạng giao hàng và giao hàng chính thức cho các nhóm mua hàng, tài chính và  vận hành. Sau khi đặt hàng, các chi phí  được xác định và sau đó  kế hoạch chi phí phù hợp nhất có thể được ước tính và tạo ra. 

 Các tổ chức sản phẩm có tính ràng buộc về mặt pháp lý mà không cần có thỏa thuận chính thức. Khi nào PO có thể trở thành tài liệu  pháp lý sau khi được nhà cung cấp chấp thuận? Cùng với đó, PO cũng là một trong những yếu tố quan trọng nhất giúp củng cố quy trình kiểm tra và đảm bảo rằng các đơn đặt hàng được phát hành, xử lý và sửa chữa.

Nội dung của PO

Để đảm bảo sự rõ ràng, dễ hiểu và đầy đủ của thông tin cần thiết trong quá trình đặt hàng và mua hàng, đơn đặt hàng  bao gồm các yếu tố chính sau: 

•  Số PO
• Ngày lập PO
•  Pic 
•  Người bán/Người mua: tên và thông tin liên hệ 
•  Số lượng hàng hóa/sản phẩm 
•  Mô tả  hàng hóa/sản phẩm 
•  Giá mỗi đơn vị 
•  Thông tin sản phẩm 
•  điều khoản thanh toán 
•  tổng chi phí của hợp đồng 
•  Một số điều kiện đặc biệt như giảm giá, FOC, v.v. 
•  quy tắc giao hàng 
•  Chữ ký của người mua và người bán

Quy trình sử dụng đơn đặt hàng của PO

Tùy thuộc vào  loại công ty, quy trình mua  PO là khác nhau. Nhưng nhìn chung các bước sử dụng và tạo đơn mua hàng như sau. 

•  Bước 1: Người mua  tìm hiểu và quyết định mua bất kỳ sản phẩm, dịch vụ nào cho công ty 
•  Bước 2: Người mua lập phiếu mua hàng cho người bán để bắt đầu quá trình mua hàng 
•  Bước 3: Người bán  nhận đơn đặt hàng và xác nhận từ người mua về việc có thể thực hiện được các điều khoản trong đơn đặt hàng hay không. Nếu người bán không thể làm điều này, người mua có thể  hủy đơn đặt hàng. 
• Bước 4: Sau khi người bán xác nhận  giao dịch hoàn tất, người mua sẽ tạo đơn hàng dựa trên đơn hàng có trong kho hoặc có thể lên lịch sản xuất để đảm bảo giao đủ số lượng hàng của người mua.
•  Bước 5: Sau khi đặt đủ số lượng đơn hàng, người bán có thể yêu cầu đơn vị  vận chuyển cung cấp dịch vụ vận chuyển dựa trên số lượng thao tác đặt hàng mà người mua gửi.
•  Bước 6: Khi người bán gửi hóa đơn cho đơn  hàng.
•  Bao gồm cả việc sử dụng mã số  mua hàng do người mua cung cấp để đảm bảo tính chính xác và khả năng xác thực thông tin giao hàng  nhanh nhất
• Bước 7: Sau khi kiểm tra hàng, người mua có thể tiếp tục quá trình thanh toán theo các điều khoản trong đơn đặt hàng của người bán.

Cách quản lý PO

PO là một tài liệu rất quan trọng đối với các công ty, vì vậy việc quản lý PO phù hợp là yếu tố rất quan trọng để giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra khi làm việc với nhà cung cấp.

 Được quản lý bởi một nhà cung cấp được ủy quyền bởi công ty. Hồ sơ nhà cung cấp cần đảm bảo  rõ ràng, dễ tiếp cận và nâng cao hiệu quả mua sắm. Điều này làm cho việc lựa chọn nhà cung cấp  chính xác hơn và dễ dàng hơn.  

Tạo  các giới hạn  ngân sách bằng cách phân loại các sản phẩm và dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng tồn kho và chia các giao dịch mua thành các danh mục khác nhau.  

Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng để  kiểm soát  chi tiêu và tránh quản lý tài chính sai lầm. Một quy trình xác minh thích hợp có thể giúp ngăn chặn việc mua hàng không đạt yêu cầu, đặc biệt là khi các đơn đặt hàng  lặp lại được đặt cho cùng một sản phẩm. 

Cung cấp sản phẩm để đánh giá và đảm bảo chất lượng giúp duy trì đơn hàng chính xác. Điều này giúp giảm  sai sót và đảm bảo rằng tất cả thông tin được điền chính xác, bao gồm: thông tin quan trọng như số lượng mua, giá hoặc chi phí vận chuyển và thuế vận chuyển.

Lưu trữ và quản lý  tài liệu giúp đảm bảo quá trình xác minh. Sổ đăng ký phải được lưu giữ chính xác nhất có thể để hạn chế mất mát, nhầm lẫn và trên hết là đảm bảo  tính bí mật của tài liệu. Quá trình hủy bỏ cũng nên rõ ràng. 

Ngoài ra, khi hủy đơn đặt hàng, cần có một tài liệu chính thức chứa thông tin cần thiết và chữ ký phê duyệt. Các tổ chức ngừng sản xuất phải nộp các tài liệu  liên quan.

Vì sao các công ty nên sử dụng PO?

Cho dù công ty lớn hay nhỏ, các đơn đặt hàng vẫn tiếp tục đến. Các công ty nên sử dụng PO để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý đơn hàng vì những lý do sau. 

•  Luật yêu cầu rõ ràng 
•  Đơn đặt hàng cho phép khách hàng truyền đạt yêu cầu của họ tới nhà cung cấp
• . Các đề xuất có thể được chấp nhận và xem xét bởi cả hai bên. Hãng hàng không có quyền khiếu nại nếu đơn hàng không được giao như đã cam kết. 
•  Quản lý đơn hàng được đơn giản hóa 
•  PO thông báo cho Bộ phận Tài chính và Hoạt động liệu đơn hàng đang chờ xử lý hay đã đến. 
• Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý đơn hàng. 
•  Lập ngân sách trở nên dễ dàng hơn 
•  Sau khi đặt hàng, chi phí ngay lập tức được khấu trừ vào ngân sách của công ty.
•  Nhờ đó, tổ chức  có thể quản lý ngân sách hiệu quả hơn. 
•   PO  ràng buộc về mặt pháp lý 
•  Nếu không có thỏa thuận chính thức, 
• PO được coi là  một tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý. 
• Lưu ý rằng điều này chỉ được thực hiện nếu được nhà cung cấp dịch vụ chấp thuận. PO giúp  kiểm soát minh bạch hơn 
•  Công việc của kiểm toán viên là tìm ra các xung đột tài chính để công ty có thể tìm ra cách cân bằng mọi thứ. 
• Do đó, việc phát hành, xử lý và ghi lại các đơn đặt hàng đảm bảo  sử dụng vốn hợp lý. 
•  Mặc dù những lợi ích sau đây dường như dành cho khách hàng, nhưng đơn đặt hàng cũng mang lại lợi ích cho nhà cung cấp. Việc thực hiện đơn hàng và xử lý thanh toán đã trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều với  PO.

Ứng dụng của PO trong thực tế 

Ngày nay, PO được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau của đời sống lao động. Ở mọi lĩnh vực đều mang lại hiệu quả thiết thực cho nhu cầu của người sử dụng. Chi tiết:

• Tìm kiếm nguồn hàng tiêu dùng hàng ngày hoặc trên các sàn giao dịch.
• Tìm kiếm các dịch vụ và công cụ đáp ứng nhu cầu của người dùng.
• Đáp ứng yêu cầu sử dụng sản phẩm nhập khẩu của khách hàng. Tìm kiếm nguồn hàng có xuất xứ rõ ràng. Tìm kiếm các sản phẩm tự nhiên được sản xuất tại địa phương.
• Tối ưu hóa việc mua hàng của khách hàng.

So sánh PO và hóa đơn (invoice)

Nếu việc mua hàng được hiểu là một đơn đặt hàng thì Invoice được hiểu cụ thể là chứng từ mà chính đơn vị đó gửi cho người mua. Hóa đơn  là chứng từ xác nhận hợp đồng giữa người bán và người mua. Khách hàng chịu trách nhiệm cho tất cả các khoản hoàn trả thông qua giá hóa đơn. 

•  Giống nhau 

 Cả đơn đặt hàng và hóa đơn đều được coi là một hợp đồng  ràng buộc về mặt pháp lý. Cả hai đều được đàm phán giữa nhà cung cấp và khách hàng. Thông tin đặt hàng, giá cả, số lượng có thể được hiển thị trong đơn đặt hàng và hóa đơn. 

 Thông tin về hàng hóa được hiển thị rõ ràng trong cả hai tài liệu 

 Trên hóa đơn  ghi rõ số hóa đơn, chi tiết liên hệ của nhà cung cấp, các điều chỉnh được thực hiện theo các khoản thanh toán (giảm giá, chiết khấu). Trường hợp tài liệu cũng có một số thứ tự. 

•  Khác nhau

 Đơn đặt hàng là một tài liệu được lập bởi người mua. Người bán xuất trình hóa đơn mà khách hàng yêu cầu  thanh toán. Một đơn đặt hàng được gửi cho người bán và hóa đơn được gửi cho người mua. 

 Trên đơn hàng phải ghi rõ đơn hàng và ngày giao hàng cụ thể. Hóa đơn thể hiện: giá cả, điều khoản, thời hạn thanh toán, thời hạn thanh toán. 

Đơn  hàng  được tạo  khi khách hàng đã hoàn tất việc đặt hàng. Hóa đơn được lập sau khi gói hàng được hoàn thành và gửi cho khách hàng.  PO  xác định các chi tiết của hợp đồng mua  bán. Hóa đơn được sử dụng để xác nhận việc bán hàng.

Trên đây là những thông tin  cụ thể giải đáp một số thắc mắc, PO là gì? Đức Transport hy vọng  bạn  có thể hiểu thêm về thuật ngữ này. Nếu bạn mua bán thường xuyên, chắc chắn  bạn sẽ gặp thuật ngữ này thường xuyên hơn. Chúng tôi hi vọng rằng qua bài viết này bạn sẽ hiểu biết và tích lũy cho mình được nhiều kinh nghiệm nhé