Thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa năm 2023

Nếu các bạn đang nghiên cứu và chuẩn bị gia nhập thị trường xuất khẩu thì không thể bỏ qua bài viết sau đây. Đức Transport sẽ hướng dẫn bạn về làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa qua bài viết dưới đây.

Các bước trong quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa

Mục Lục

Cùng Đức Transport theo dõi các bước cụ thể trong quy trình làm thủ tục hải quan:

Các bước trong quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa

Bước 1: Đánh giá và kiểm tra xem lô hàng hóa mà bạn chuẩn bị xuất khẩu thuộc diện nào?

Bạn muốn kinh doanh thì trước mắt cần đảm bảo sản phẩm của mình được pháp luật công nhận và không phải thuộc mặt hàng cấm, . .. Việc xuất khẩu hàng hóa cũng không phải là việc ngoại lệ, nó cần được giám sát chặt hơn nữa.
Việc đầu tiên bạn cần làm khi có dự định kinh doanh hoặc xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài đó là đánh giá sản phẩm của mình xem thuộc diện cấm, khuyến khích hay hạn chế rồi có những bước thích hợp tiếp theo. Có những trường hợp sau xảy ra trong khi xuất khẩu như:

Hàng thương mại bình thường: loại hàng hoá này không hề bị cấm hoặc đòi hỏi giấy tờ, thủ tục quá rườm rà. Bạn có thể an tâm khi làm những bước khai hải quan xuất khẩu hàng hoá tiếp theo.
Hàng cấm: Nếu thị trường nước ngoài có nhu cầu, tuy nhiên tại Việt Nam lại thuộc diện cấm xuất khẩu thì bạn nên bỏ ngay ý định này.
Hàng cần xin giấy phép xuất khẩu: Những mặt hàng, sản phẩm đặt biệt cần có giấy phép xuất khẩu bạn cần chú ý gồm thuốc tân dược, hạt giống, động vật, mẫu khoáng sản, gỗ và sản phẩm làm từ gỗ, mỹ phẩm, Rượu, nước, dầu, than đá, sách – tạp chí. Không bạn cần phải xin giấy phép đầy đủ trước khi thực hiện khai báo hải quan xuất khẩu. Tránh những trường hợp đã đến lúc khai báo mới đi xin giấy phép sẽ làm mất rất nhiều thời gian.
Hàng cần tiến hành các bước kiểm tra chuyên ngành: Kiểm tra chuyên ngành là việc cơ quan chức năng thực hiện lấy mẫu hàng để đánh giá xem hàng hoá có đủ điều kiện chất lượng theo quy định chuyên ngành hay không. Tuỳ thuộc vào loại hàng hoá nào bạn muốn xuất khẩu, cần kiểm tra xem quy định riêng biệt của ngành hàng đó.
Hàng phải nộp thuế xuất khẩu: Bên cạnh nhiều mặt hàng đã được bỏ thuế về 0% thì cũng có rất nhiều loại hàng hoá cần phải chịu thuế xuất khẩu. Nếu bạn cần phải thực hiện nghĩa vụ nộp thuế mới có thể xuất khẩu hàng đúng thời hạn.
Hàng hoá xuất theo thời gian: Là việc xác định số lượng, chủng loại hay trị giá hàng hoá xuất khẩu trong một giai đoạn. Dùng để tính số lượng hàng tối đa mà doanh nghiệp có thể xuất hàng được, nhưng chỉ áp dụng với những mặt hàng đặc thù như gỗ, than đá, lúa gạo, . ..

Bước 1. Đánh giá và kiểm tra xem lô hàng hóa mà bạn chuẩn bị xuất khẩu thuộc diện nào

Bước 2: Ký kết hợp đồng ngoại thương cho hàng xuất khẩu

Sale contract là một bản hợp đồng giao dịch thương mại giữa bên xuất khẩu và nhập khẩu. Hợp đồng ngoại thương là một loại hồ sơ đặc biệt quan trọng, cần thiết phải có khi thực hiện thủ tục xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài.

Trong hợp đồng ngoại thương sẽ có những thông tin quan trọng về Tên hàng, số lượng, chủng loại, quy cách đóng gói, điều kiện giao nhận hàng, phương thức thanh toán, lãi suất thoả thuận,…

Bước 2. Ký kết hợp đồng ngoại thương cho hàng xuất khẩu

Bước 3: Chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ xuất khẩu để khai báo hải quan

Bước tiếp theo trong quá trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu là chuẩn bị hồ sơ. Bạn cần chắc chắn mình đã chuẩn bị đủ những loại giấy tờ sau:

Sale Contract (Hợp đồng ngoại thương)
Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)
Packing List (Phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết)
Booking Note (thỏa thuận lưu khoang)
Phiếu xác nhận container đã hạ cảng
Các loại giấy phép khác tuỳ loại mặt hàng đã quy định tại bước 1. Ví dụ như các mặt hàng thuỷ hải sản cần có kiểm dịch động thực vật, các mặt hàng gỗ cần có hồ sơ lâm sản và giấy chứng nhận phun trùng, . ..

Bước 3. Chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ xuất khẩu để khai báo hải quan

Bước 4: Tiến hành các bước khai và truyền tờ khai hải quan xuất khẩu hàng hóa

Khi thực hiện thủ tục hải quan hàng hoá xuất khẩu, trước mắt doanh nghiệp của bạn cần có đầy đủ chứng thư số đã đăng ký với với Tổng cục Hải Quan (VNACCS) , trên hệ thống máy tính đã cài đặt sẵn phần mềm khai báo hải quan tự động.

Về thủ tục, bạn có thể sử dụng chức năng khai báo trực tiếp tại hệ thống VNACCS/VCIS của tổng cục Hải Quan. Việc này hoàn toàn không tốn phí và được hướng dẫn cách thức làm tờ khai hải quan xuất khẩu cụ thể. Nhưng cũng khá phức tạp và khó thực hiện.

Tiếp theo, căn cứ trên các chứng từ đã chuẩn bị, điền những thông tin cần thiết cho hệ thống khai báo như mã cảng, mã loại hình, mã chi cục Hải quan, mã nơi lưu kho,…

Kiểm tra thật kỹ thông tin trước khi truyền tờ khai đi. Phải đảm bảo rằng các số liệu, thông tin khai báo là chính xác 100% không sai.

Sau khi truyền tờ khai hải quan thành công, bạn chờ kết quả trả về thuộc luồng xanh, vàng hoặc đỏ rồi thực hiện theo bước phía dưới.

Bước 4. Tiến hành các bước khai và truyền tờ khai hải quan xuất khẩu hàng hóa

Bước 5: Chuẩn bị đầy đủ toàn bộ bộ hồ sơ nộp cho Chi cục Hải quan

Hồ sơ hải quan sau khi truyền thành công trên hệ thống khai báo sẽ được Chi cục Hải quan xem xét và trả kết quả về cho người nhận. Sẽ có 3 trường hợp xảy ra trong kết quả của bộ hồ sơ bao gồm: Tờ khai được phân luồng xanh hoặc tờ khai bị đổi thành luồng vàng và luồng đỏ. Dựa vào việc phân luồng đó, bạn sẽ chuẩn bị hồ sơ cũng như thực hiện những thủ tục cần thiết. Cụ thể:

Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ cho tờ khai luồng xanh

Đây là nguyện vọng của tất cả các doanh nghiệp xuất khẩu. Luồng xanh đồng nghĩa với việc là tờ khai đã lọt qua vòng thông quan và không bị kiểm tra thêm gì nữa.

Việc bạn cần làm bây giờ là nhập mã vạch vào tờ khai thông quan từ website trực tuyến của Tổng cục Hải quan, đến Chi cục Hải quan để hoàn thành các thủ tục. Bên cạnh đó bạn cũng cần đem theo các chứng từ khác như:

Phiếu phơi hạ hàng
Phí cơ sở hạ tầng (nếu xuất khẩu ở cảng Hải Phòng)

Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ cho tờ khai luồng xanh

Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ cho tờ khai luồng vàng

Bạn cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định tại điều 16 thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi bổ sung trong thông thư 39) , cụ thể là: mẫu tờ khai hải quan xuất khẩu hàng hóa:

Mẫu tờ khai hải quan xuất khẩu hàng hóa Mẫu số 02 Phụ lục II kèm thông tư 39/2015/TT-BCT
Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) hoặc các chứng từ có giá trị tương đương: 1 bản chụp
Bảng sao kê lâm sản theo quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn nếu hàng xuất khẩu là mặt hàng gỗ nguyên liệu: 1 bản chính – Giấy phép xuất khẩu của cơ quan có thẩm quyền cấp (nếu có)
Giấy thông báo miễn kiểm tra chuyên ngành hoặc giấy xác nhận kết quả kiểm tra chuyên ngành: 1 bản chính
Chứng từ chứng minh đã đủ điều kiện xuất khẩu hàng hoá theo quy định của pháp luật về đầu tư kinh doanh: 01 bản chụp (khi xuất khẩu lô hàng đầu tiên)
Hợp đồng uỷ thác (nếu thuộc diện phải có giấy miễn kiểm tra chuyên ngành, giấy phép xuất khẩu và chứng minh đủ điều kiện xuất khẩu) : 1 bản chụp

Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ cho tờ khai luồng vàng

Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ cho tờ khai luồng đỏ

Nếu không may lọt vào luồng đỏ, hàng hoá của bạn sẽ bị Chi cục Hải quan kiểm tra thực tế. Việc này sẽ làm cho bạn mất rất nhiều thời gian, công sức và chi phí bởi thủ tục phức tạp hơn nữa.

Tuỳ theo loại hàng và đánh giá của cơ quan hải quan, có thể hàng sẽ được kiểm hoá theo dạng máy soi chuyên dụng, hay kiểm tra thông thường. Trường hợp kiểm tra thông thường thì mức từ 5-10% lượng hàng cho đến 100% nếu có dấu hiệu nghi vấn.

Có những tình huống có thể sẽ xảy ra như sau: Thứ nhất, nếu số lượng và chủng loại, nhãn hiệu hàng hóa đạt tiêu chuẩn, phù hợp với tờ khai thì hàng sẽ được làm thủ tục thông quan. Thứ hai, nếu hàng có nhiều vấn đề và số lượng lớn, sẽ bị kiểm tra và buộc chủ hàng phải khắc phục. Nhẹ sẽ bị cảnh cáo hoặc xử phạt tiền và khắc phục mới xem xét thông quan. Nhưng nếu lỗi vi phạm quá nghiêm trọng sẽ không được xuất khẩu.

Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ cho tờ khai luồng đỏ

Bước 6: Thông quan và thanh lý tờ khai hải quan xuất khẩu

Sau khi tờ khai hải quan đã được thông quan đi qua hải quan giám sát, bước tiếp theo là bạn phải nộp toàn bộ tờ khai và tờ mã vạch đến hãng tàu, yêu cầu họ làm thủ tục xác nhận thực xuất với hải quan giám sát ngay khi hàng đã cập tàu.

Trước kia, khi tàu chạy thì hãng tàu sẽ phải trả lại cho bạn tờ khai thông quan hàng hóa có xác nhận thực xuất của hải quan đối với bạn. Nhưng gần đây, thì bước này đã được loại bỏ đi. Bạn chỉ cần nộp tờ khai đã qua giám sát với hãng tàu là được.

Bước 6. Thông quan và thanh lý tờ khai hải quan xuất khẩu

Các quy định liên quan đến việc làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa

Có một số quy định chung trong xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan, bên cạnh các quy định khác liên quan cụ thể đến mặt hàng và lô hàng của bạn.

Về các thông quy định chung của hải quan về việc làm thủ tục xuất khẩu:

Luật hải quan 2014
Thông tư 39/2018/TT-BTC, sửa đổi 38/2015/TT-BTC – hướng dẫn về thủ tục hải quan
Thông tư 22/2014/TT-BTC hướng dẫn Thủ tục hải quan điện tử v.v. ..

Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý các quy định với mỗi nhóm hàng: tùy theo loại hàng cụ thể của bạn có những văn bản pháp luật khác nhau. Bạn cần nắm bắt được quy định pháp luật với mặt hàng của mình.

Các quy định liên quan đến việc làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa

Một số điểm cần chú ý khi làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Thủ tục hải quan nói chung thì cũng là điểm cần lưu ý để tránh phát sinh thời gian và chi phí. Riêng với hàng xuất khẩu có đặc thù riêng thì bạn cần chú ý đến một vài điểm như:

Để ý hạn cuối nộp tờ khai thông quan (Cut-off time) . Tờ khai cần được thông quan phải gửi đến hãng tàu (hoặc đại lý) trước hạn này. Nếu hết thời hạn, hàng của bạn sẽ bị đổi qua chuyến tàu khác, do đó phải khai sửa tên tàu & số chuyến.
Nếu công ty bạn không gần nơi làm thủ tục thông quan, thì việc in và gửi chứng từ sẽ mất thời gian hơn và có thể ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Chẳng hạn công ty bạn tại Hà Nội muốn chuyển hàng qua cảng Cát Lái hay Hải Phòng, thì cần gửi thêm chứng từ giấy cho cơ quan làm thủ tục ở đó. Để tránh phải sửa hoặc thay đổi chứng từ, bạn nên xem xét gửi trước các giấy tờ cấp giả (ký lưu không) . Nếu không, khi bạn cần sửa các chi tiết trong chứng từ thì bạn phải mất 1 ngày để gửi chứng từ mới, và cũng có thể sẽ chậm trễ thông quan, dẫn tới hàng bị sự cố trên tàu.
Với hàng phải lấy mẫu tại cảng để đánh giá chất lượng, bạn không nên kẹp ngay seal hãng tàu sau khi đóng hàng. Nhưng sau khi rời cảng thì cắt bỏ ngay vì làm như thế phải mua seal riêng của hãng tàu, mất tiền và thời gian. Thay vào đó, hãy kẹp seal thật, mua ở ngoài cảng, mất khoảng 10-15 nghìn đồng sau khi lấy mẫu xong (nếu không bị kiểm tra) , lúc ấy mới kẹp seal hãng tàu.
Khi đóng hàng tại cảng, cần xem kỹ tình trạng container trước khi lấy ở khu depot của hãng tàu để bảo đảm đúng điều kiện đóng hàng và không sử dụng container kém chất lượng dễ làm hỏng hàng hóa. Chẳng hạn, trong ví dụ dưới đây, có lẽ bạn nên tránh đóng hàng vào container này.

Một số điểm cần chú ý khi làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Với những chia sẻ trên, Đức Transport hy vọng rằng các doanh nghiệp sẽ có thể hiểu biết thêm về các thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hoá, an toàn và đảm bảo lợi nhuận. Để đơn giản hơn về thủ tục xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài thì các doanh nghiệp có thể đến với Đức Transport để được tư vấn kỹ hơn.

Dịch vụ hải quan thủ tục hải quan xuất khẩu trọn gói

Bạn đang cần tìm tìm dịch vụ hải quan thủ tục hải quan xuất khẩu trọn gói từ A-Z:

Lấy hàng tại xưởng nhà sản xuất,
Book tàu vận chuyển đường biển về cảng
Xin giấy phép hoặc làm các thủ tục hải quan kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
Khai báo và thông quan hải quan
Vận chuyển từ cảng đến tận kho của bạn
Tham vấn giá sau thông quan (nếu có)
Hỗ trợ làm dịch vụ khai báo thủ tục hải quan xuất khẩu
Kinh nghiệm dày dạn, xử lí các vấn đề triệt để, hiệu quả.
Giá cả hợp lý, rẻ nhất thị trường.
Quy trình làm dịch vụ thủ tục hải quan xuất khẩu chuyên nghiệp, đầy đủ tính pháp lí.
Đảm bảo tiến độ nhập khẩu thông quan hàng hóa.
Sẵn sàng tháo gỡ mọi vấn đề phát sinh mà doanh nghiệp vướng mắc trong quá trình làm sử dụng dịch vụ thủ tục hải quan xuất khẩu của chúng tôi