Tờ khai hải quan và những điều cần lưu ý

Tờ khai hải quan là gì? Nếu bạn là người đã làm việc trong lĩnh vực thủ tục hải quan, chắc hẳn bạn sẽ biết về mẫu tờ khai hải quan từ trước và các phiên bản mới nhất đang được sử dụng. Còn nếu bạn là người mới và không có nhiều thông tin thì có thể cùng Đức Transport tìm hiểu các mẫu tờ khai hải quan, cách viết cùng một vài điều cần lưu ý nhé!

Tờ khai hải quan là gì ? 

Tờ khai hải quan tiếng anh là Customs Declaration, là thủ tục mà ở đó, chủ hàng (người xuất khẩu & người nhập khẩu) hoặc chủ phương tiện phải kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng khi tiến hành xuất khẩu hay nhập khẩu hàng hóa trên lãnh thổ Việt Nam.

Khi một doanh nghiệp có nhu cầu xuất khẩu hay nhập khẩu một mặt hàng nào đó việc lên tờ khai hải quan là một trong các thủ tục bắt buộc phải làm. Nếu không truyền tờ khai Hải quan thì tất cả hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu sẽ bị ngừng lại.

Hiện nay nếu truyền tờ khai hải quan thì doanh nghiệp sẽ thực hiện thông quan phần mềm. Có 2 phần mềm được sử dụng nhiều nhất là Hệ thống phần mềm ECUS5 VNACCS của công ty Thái Sơn và Phần mềm hải quan điện tử FPT.TQDT của FPT. Thông thường các doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu sẽ sử dụng phần mềm của bên Thái Sơn thực hiện khai hải quan điện tử

Sau khi truyền tờ khai hải quan, Hải quan sẽ trả kết quả thông quan và doanh nghiệp sẽ in tờ khai hải quan điện tử kèm theo các chứng từ làm Thủ tục hải quan để tiến hành làm thủ tục nhập khẩu hàng hoá.

Có những mẫu tờ khai hải quan nào?

Trải qua nhiều thời kỳ khác nhau, tờ khai hải quan đã có những bước chuyển đổi nhất định. Theo quy định, từ tháng 4 năm 2014 trở về trước, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải sử dụng tờ khai hải quan giấy được in theo mẫu trực tiếp từ phần mềm hải quan.

Còn đến thời điểm hiện nay, việc khai báo hải quan sẽ thông qua phần mềm VNACCS. Tờ khai hải quan đã có mẫu mới và các doanh nghiệp xuất nhập khẩu sẽ làm theo mẫu này.

Tuy nhiên, hiện nay, một số chi cục hải quan lại đang sử dụng mẫu cũ cho tờ khai phi mậu dịch. Theo quy định, người đại diện của doanh nghiệp đi khai hải quan sẽ mua tờ khai giấy tại chi cục hải quan. Tiếp theo, các ô có nội dung cần ghi sẽ phải viết bằng tay.

Nội dung của tờ khai hải quan

Một tờ khai hải quan sẽ bao gồm nhiều phần. Tuy nhiên, nội dung chính và quan trọng nhất nằm ở phần giữa tờ khai. Ở giữa, bạn sẽ thấy tham số chiếu và số tờ khai ở bên đơn vị bưu cục hải quan cùng ngày gửi cụ thể. Ở phía bên phải của tờ khai, bạn sẽ quan sát thấy có 2 phần rõ ràng. Phần A sẽ áp dụng với người kê khai hải quan và tính thuế. Còn phần B sẽ áp dụng với bên đơn vị chi cục hải quan.

Hiện nay, khi sử dụng phần mềm VNACCS thì người khai sẽ sử dụng tờ khai điện tử khi kê khai hàng hoá. Hay nói cách khác, việc kê khai thông tin về lô hàng sẽ được thực hiện ngay từ phần mềm của chi cục hải quan.

Tờ khai hàng phi mậu dịch theo cách truyền thống đang được sử dụng và có hiệu lực, nhưng rất tốn thời gian, không thuận tiện và không được phổ biến như trước nữa.

Theo quy định hiện nay, tờ khai báo hàng hoá hải quan bắt buộc phải là khổ giấy A4 màu trắng. Tuyệt đối không được dùng giấy trắng. Lưu ý, tờ khai hải quan xuất khẩu sẽ có những điều khác nhau so với tờ khai nhập khẩu. Các doanh nghiệp cần nắm rõ điều này nhằm hạn chế sự nhầm lẫn trong suốt thời gian sử dụng.

Download tờ khai hải quan điện tử

Trước tiên bạn vào trang thông tin của cục Hải quan Việt Nam ở dưới đây:

https://www.customs.gov.vn/index.jsp?pageId=136&cid=93

Sau đó bạn điền đầy đủ các thông tin để tìm kiếm thông tin và sau đó download tờ khai hải quan về máy của bạn

Cách ghi tiêu thức trong tờ khai hải quan

Việc kê khai hàng hoá xuất nhập khẩu phải đảm bảo tính chuẩn xác cao. Chính vì vậy, những người tiến hành khai cần phải hiểu rõ cách ghi tiêu thức trong tờ khai hải quan. Những quy định về cách ghi tiêu thức đã được giải thích rõ trong nội dung Thông tư số 15/2012/TT-BTC được ký vào ngày 08/02/2012. Cụ thể như sau:

Đối với người khai hải quan và tính thuế

• Ô số 1: Người tiến hành khai hải quan có trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin về địa chỉ, số điện thoại, số fax và mã số thuế của thương nhân xuất khẩu. Những thông tin này cần trùng khớp với thông tin trên hợp đồng xuất khẩu.
• Ô số 2: Người khai hải quan có nhiệm vụ ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số fax và số điện thoại của thương nhân nhập khẩu.
• Ô số 3: Người khai hải quan có trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin về tên, số fax, số điện thoại và mã số thuế của thương nhân uỷ quyền cho người xuất khẩu hoặc của người được uỷ nhiệm khai báo báo hải quan.
• Ô số 4: Người khai hải quan phải ghi đầy đủ thông tin chi tiết như địa chỉ, số điện thoại và mã số thuế của đại lý hải quan. Kèm theo số hợp đồng của đại lý hải quan.
• Ô số 5: Người khai hải quan bắt buộc phải ghi đúng mã số loại hình trong hệ thống. Nếu khai theo phương thức điện tử thì người khai phải ghi bằng tay loại hình tương ứng.
• Ô số 6: Người khai cần ghi số, ngày, tháng và năm của giấy phép và ngày tháng hiệu lực, hết hạn của hợp đồng.
• Ô số 7: Người khai sẽ ghi số ngày tháng năm hiệu lực và ngày tháng năm hết hạn của hợp đồng.
• Ô số 8: Người khai ghi số và ngày tháng năm của hoá đơn thương mại của lô hàng.
• Ô số 9: Ghi rõ thời gian, địa điểm nhận hàng đã được ghi rõ trong hợp đồng thương mại.
• Ô số 10: Người khai ghi rõ tên quốc gia, vùng lãnh thổ là điểm cuối nơi hàng hoá đến.
• Ô số 11: Người khai ghi rõ điều kiện giao nhận hàng khi 2 bên đã thống nhất.
• Ô số 12: Người khai ghi rõ cách thức thanh toán đã được ghi rõ trong hợp đồng thương mại.
• Ô số 13: Ghi rõ loại tiền tệ được sử dụng.
• Ô số 14: Ghi rõ loại tiền tệ khi tiến hành nghĩa vụ nộp thuế.
• Ô số 15: Ghi rõ tên hàng và quy cách chất lượng của lô hàng, trùng với nội dung trên hợp đồng thương mại.
• Ô số 16: Ghi rõ mã số hàng hoá đã được xác định theo Biểu thuế xuất nhập khẩu được quy định bởi Bộ Tài Chính.
• Ô số 17: Ghi rõ địa điểm và là nơi các lô hàng được nhập khẩu.
• Ô số 18: Ghi rõ số lượng và giá trị của lô hàng.
• Ô số 19: Ghi rõ đơn vị tính trên mỗi mặt hàng.
• Ô số 20: Ghi rõ giá trị của một đơn vị hàng hoá và loại tiền tệ thống nhập ở ô số 13.
• Ô số 21: Ghi rõ giá nguyên tệ của các mặt hàng xuất khẩu.
• Ô số 22: Ghi rõ số thuế xuất khẩu phải nộp theo từng mặt hàng.
• Ô số 23: Ghi rõ tổng giá trị tính thu thuế.
• Ô số 24: Ghi rõ số tiền thuế xuất khẩu và chi khác bằng số và bằng chữ.
• Ô số 25: Ghi rõ số lượng hàng trong container.
• Ô số 26: Liệt kê toàn bộ các giấy tờ đính kèm.
• Ô số 27: Ghi rõ ngày tháng năm khai báo. Sau đó phải ký tên đồng thời ghi rõ họ tên.

Đối với cơ quan hải quan

• Góc trái tờ khai: Người khai phải ghi đầy đủ tên chi cục hải quan nơi mình đang thực hiện đăng ký tờ khai hoặc chi cục hải quan cửa khẩu xuất khẩu.
• Phần giữa tờ khai: Ngày giờ gửi và số tham chiếu: Đây là các số được hệ thống cấp phát tự động trên tờ khai khi đã xác thực người khai hoàn tất việc nhập tờ khai hải quan điện tử vào hệ thống với mục đích đăng ký tờ khai hàng hoá xuất khẩu.
• Số tờ khai và ngày giờ đăng ký: Đây là số thứ tự được hệ thống tự động ghi và là số đăng ký tờ khai mỗi ngày, tuỳ thuộc theo các mặt hàng xuất khẩu tại các chi cục hải quan.
• Góc trên bên phải: Công chức hải quan sẽ có trách nhiệm nhận đăng ký tờ khai hàng hoá xuất khẩu. Sau đó ký tên và đóng dấu công chức. Còn đối với phương thức khai điện tử, hệ thống sẽ tự động ghi tên và điền số hiệu của công chức đã nhận đăng ký tờ khai của doanh nghiệp.

Trường hợp nào doanh nghiệp cần hủy tờ khai hải quan

Các trường hợp khác bắt buộc doanh nghiệp phải huỷ tờ khai: 

• Quá thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai, hàng hóa được miễn kiểm tra thực tế vẫn không có hàng hoá nhập khẩu tại cửa khẩu nhập hoặc hàng xuất khẩu được đưa vào khu vực giám sát hải quan tại cửa khẩu xuất; 
• Quá thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai mà người khai hải quan không xuất trình hồ sơ hải quan thuộc trường hợp phải xuất trình hồ sơ hải quan để cơ quan hải quan kiểm tra; 
• Quá thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai mà người khai hải quan không xuất trình hàng hoá xuất khẩu hoặc nhập khẩu phải kiểm tra thực tế để cơ quan hải quan kiểm tra; 

Những trường hợp huỷ tờ khai theo đề nghị của người khai hải quan: 

• Tờ khai hải quan đã được đăng ký vẫn không được thông quan khi Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan có sự cố; 
• Khai trùng tờ khai đối với cùng một lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu (khai sai thông tin tờ khai) ; 
• Tờ khai hàng hoá xuất khẩu đã có hàng hóa đưa đến khu vực giám sát hải quan nhưng thực tế không xuất khẩu; 
• Tờ khai hàng hoá nhập khẩu đã được đăng ký, nhưng thực tế hàng hoá không nhập khẩu hoặc hàng hoá chưa đưa qua khu vực giám sát;

Khai sai các thông tin sau trên tờ khai:

• Mã loại hình;
• Mã loại hình hàng hoá;
• Mã phương thức vận tải;
• Cơ quan Hải quan;
• Ngày khai báo (dự kiến) ;
• Mã người nhập khẩu;
• Tên người nhập khẩu;
• Mã đại lý hải quan;
• Mã địa điểm lưu giữ kho hàng chờ thông quan dự kiến.

Cách tra cứu thông tin tờ khai hải quan

Doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin tờ khai hải quan của doanh nghiệp để đối chiếu với thông tin sẵn có tại doanh nghiệp qua dịch vụ công trực tuyến có tên là “Tra cứu thông tin tờ khai”.

Để dùng dịch vụ tra cứu trên, người dùng truy cập tại Trang thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan ở địa chỉ www.customs.gov.vn. Sau đó click vào phần “Dịch vụ công” và dùng công cụ “Tra cứu thông tin tờ khai hải quan”.

Để tra cứu thông tin trên tờ khai hải quan tại Cổng thông tin điện tử, doanh nghiệp cần điền Số tờ khai cần tra cứu, số chứng minh thư nhân dân của người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp và mã số thuế của doanh nghiệp. Thông thường người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp là giám đốc doanh nghiệp.

Sau khi điền đủ các thông tin, nếu thông tin đúng, hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ thông tin và trạng thái tờ khai cần tra cứu ngay lập tức. Nếu thiếu thông tin nhập, hệ thống sẽ báo và đề nghị nhập lại.

Tại đây, doanh nghiệp có thể theo dõi và kịp thời phát hiện các thiếu sót, khác biệt tại thông tin Hải quan và thông tin doanh nghiệp và báo cáo với cơ qua Hải Quan để được kiểm tra và xử lý thích hợp.

Trên đây là bài viết về tờ khai hải quan là gì và những điều cần lưu ý mà Đức Transport cung cấp cho bạn. Hy vọng bạn có thể có được những thông tin hữu ích để giúp cho công việc của bạn. Nếu bạn có thắc mắc gì, hãy liên hệ với chúng tôi, chúng tôi sẽ giải đáp giúp bạn.