PO Là Gì? Một Số Mẹo Quản Lý Hiệu Quả PO

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, thuật ngữ PO được dùng khá phổ biến, tuy nhiên nếu bạn là một người tìm hiểu về thị trường này lại không hiểu được PO là gì? Vậy thực tế PO là gì? Tác dụng của chúng là gì trong các hoạt động thương hiệu, xuất nhập khẩu? Hãy cùng Đức Transport tìm hiểu ngay qua những chia sẻ dưới đây nhé. 

PO Là Gì?

PO là một khái niệm không hề xa lạ đối với các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp thương mại và đặc biệt trong các hoạt động xuất nhập khẩu. 

PO là viết tắt của từ Purchase Order và có nghĩa là đơn đặt hàng. PO là một tài liệu thương mại và ưu đãi đầu tiên được phát hành do người mua cung cấp cho người bán biết về số lượng, chủng loại, giá thoả thuận của một sản phẩm hoặc dịch vụ.

Một đơn đặt hàng sẽ không tự động tạo thành một hợp đồng. Nếu không có hợp đồng tồn tại thì người bán sẽ chấp nhận đơn đặt hàng là hợp đồng giữa người mua và người bán. 

Các công ty, doanh nghiệp sẽ đồng ý sử dụng PO thành hợp đồng nếu: Đơn đặt hàng cho phép người mua truyền đạt rõ ràng và ý định của họ đối với người bán; Người bán được bảo vệ bởi PO nếu người mua từ chối trả tiền cho hàng hoá, dịch vụ đã đặt hàng. 

Ý Nghĩa Của PO Là Gì?

PO là một chứng từ quan trọng trong quá trình mua bán hàng hoá và xuất nhập khẩu đối với mỗi doanh nghiệp. PO mang ý nghĩa: 

• Là tài liệu dùng để kiểm tra, đánh giá các vấn đề liên quan tới hàng hoá khi giao hàng. 
• Thể hiện được mục đích của người mua về hàng hoá, dịch vụ và mong muốn nhà cung cấp làm đúng được như PO. 
• Cung cấp tài liệu chính thức về việc giao hàng cũng như tình trạng hàng hoá, chi phí, để đưa ra đánh giá và kế hoạch chi tiêu phù hợp. 
• PO khi trở thành hợp đồng sẽ mang tính pháp lý đối với người mua và người bán, đặc biệt là trong trường hợp người mua không thanh toán phí hoặc người bán không đáp ứng được hàng hoá, dịch vụ.
• Giúp quá trình kiểm soát suôn sẻ hơn. 

Nội Dung Chính Của PO

Để đảm bảo được PO luôn rõ ràng, dễ hiểu, đầy đủ thông tin nhất, các PO cần cung cấp các thông tin sau: 

• Số PO
• Ngày lập PO
• Thông tin về người mua:

1. Company name
2. Address
3. Phone
4. Email

• Thông tin người bán/ vendor

1. Company name
2. Department
3. Address
4. Phone

• Hàng hoá gửi tới

1. Company name
2. Address
3. Phone

• Bảng thông tin hàng hoá 

1. Hàng hoá 
2. Description/ mô tả hàng hoá 
3. Quantity/ số lượng
4. Price/ giá bán 
5. Total/ đơn giá
6. Tổng giá trị hợp đồng

• Các điều kiện thanh toán
• Chữ ký các bên mua và bên bán 

Sự Khác Nhau Giữa Invoice Và PO Là Gì?

Hiện nay, có rất nhiều khi tìm hiểu về các giấy tờ trong quá trình mua bán hàng hoá, xuất nhập khẩu thường có sự nhầm lẫn giữa Invoice và PO. Vậy 2 loại giấy tờ này được phân biệt bằng cách nào. 

• Invoice được hiểu là hoá đơn là chứng từ được xuất khi mua bán hàng hoá, chúng được xuất bởi người bán trong khi đó PO là chứng từ được bên mua chuẩn bị khi cần đặt hàng. 
• Invoice được sử dụng để lưu trữ giao dịch và quá trình mua bán hàng hóa đã xảy ra. Chúng đưa ra yêu cầu bên mua thanh toán khi các mặt hàng đã được xuất kho. Trong khi đó, PO được người mua gửi tới người bán khi có nhu cầu đặt hàng. 
• PO thường là những yêu cầu về hàng hoá và các thông tin này bắt buộc trong hợp đồng mua bán sản phẩm. Trong khi đó Invoice chỉ dùng để xác định quá trình bán hàng và lưu trữ chứng từ để thực hiện kết toán. 

Có thể thấy rằng, Invoice và PO là 2 khái niệm không giống nhau và được phân định rõ ràng trong quá trình mua bán hàng hoá. 

Tác Dụng Của PO Là Gì?

PO được sử dụng trong hoạt động mua bán hàng hoá dịch vụ để: 

• Truyền đạt mong muốn, yêu cầu của bên mua với bên bán: PO thể hiện rõ nhưng yêu cầu về sản phẩm, mẫu mã, số lượng, chất liệu, chất lượng,… 
• Quản lý dễ dàng và hiệu quả đơn hàng: Dựa vào PO, bên mua có thể theo dõi thông tin về đơn hàng như nhận hàng, bên bán có thể biết được mình cần chuẩn bị đơn hàng như thế nào để tránh tình trạng trùng đơn, dễ kiểm soát công nợ hơn,… 
• Được sử dụng trong quá trình kiểm toán tài chính: Khi kết toàn tài chính, PO sẽ là chứng từ xác thực việc chi tiêu mua hàng của doanh nghiệp.
• Mang tính chất pháp lý, bảo vệ quyền loại của các bên: PO sẽ bảo vệ quyền lợi của cả bên mua và bên bán nếu có tranh chấp về hàng hoá, thanh toán,… 
• Chuẩn hóa quy trình mua hàng: Sự tham gia của PO giúp quá trình mua bán hàng hóa thuận lợi, chuyên nghiệp hơn. 

Những Hình Thức Đặt Hàng Của PO Là Gì?

Có 2 hình thức đặt hàng PO, đó là đơn đặt hàng điện tử và phi điện tử: 

Đơn đặt hàng điện tử

Với sự phát triển của internet và phục vụ cho quá trình mua bán hàng hoá xuất nhập khẩu, các đơn đặt hàng không còn dựa trên dây mà chúng được truyền điện tử thông qua internet. Có rất nhiều tên gọi khác nhau cho đơn đặt hàng điện tử như yêu cầu mua hàng điện tử; mua sắm điện tử hoặc mua hàng điện tử. 

Đơn đặt hàng phi điện tử

Ngược lại với đơn đặt hàng điện tử là đơn đặt hàng phi điện tử. Nó được sử dụng như 1 phần trong tài liệu kinh doanh ghi lại tất cả các giao dịch giúp cho quy trình kinh doanh dễ dàng hơn. 

Quy Trình Sử Dụng PO

Tuỳ vào từng loại hình đặt hàng của PO mà có quy trình thực hiện khác nhau. Tuy nhiên, với một PO cơ bản chúng sẽ có các bước sau: 

• Bước 1: Bên mua hàng sẽ tìm hiểu về một sản phẩm, dịch vụ nào đó cho doanh nghiệp. 
• Bước 2: Bên mua hàng sẽ lựa chọn bên bán để mua hàng. 
• Bước 3: Bên mua hàng sẽ xuất PO cho bên bán để bắt đầu quá trình mua hàng. 
• Bước 4: Bên bán sẽ nhận PO và xem xét có thể đáp ứng các yêu cầu và điều kiện đặt hàng hay không. Nếu bên bán không thể đáp ứng được yêu cầu, giao dịch PO sẽ bị huỷ. 
• Bước 5: Nếu bên bán xác nhận thực hiện giao dịch thì bên bán sẽ chuẩn bị đơn hàng dựa trên số lượng cần thiết và lên lịch cần để đảm bảo đúng tiến độ và yêu cầu như bên mua yêu cầu. 
• Bước 6: Sau khi sản xuất đủ số lượng hàng hoá theo yêu cầu, bên bán sẽ vận chuyển hoặc làm việc cùng các bên vận chuyển cung cấp hàng hóa cho bên mua. 
• Bước 7: Bên bán lập hoá đơn và có thể sử dụng PO để đảm bảo tính chính xác giao dịch. 
• Bước 8: Bên mua hàng tiến hành kiểm tra hàng hoá và thanh toán theo các điều khoản đặt hàng. 

Làm Thế Nào Để Quản Lý PO Hiệu Quả?

PO là chứng từ có vai trò vô cùng quan trọng đối với các quản lý của doanh nghiệp. Vì vậy việc quản lý PO là yếu tố giúp bạn hạn chế được các rủi ro trong quá trình làm việc với các nhà cung cấp. Vậy là thế nào để quản lý chúng hiệu quả nhất? 

• Quản lý nhà cung cấp đặt hàng: Với những đơn hàng đã từng đặt, bạn cần có hồ sơ rõ ràng, chính xác dễ tiếp cận để những lần làm việc tiếp theo dễ dàng, thuận lợi hơn. 
• Phân loại sản phẩm, dịch vụ cần thiết để quản lý, tách các khoản mua thành các danh mục theo đặc điểm. 
• Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng để kiểm soát vấn đề chi phí, ngăn ngừa rủi ro trong quản lý tài chính.
• Kiểm tra để đánh giá và đảm bảo chất lượng, giúp duy trình dữ liệu chính xác nhất. 
• Hồ sơ cần được lưu trữ đúng cách để hạn chế thất thoát, nhầm lẫn, có tính bảo mật cao. 
• Quy trình huỷ đơn hàng rõ ràng, có văn bản chính thức. 

Trên đây là một số thông tin về PO là gì cũng ngư các quản lý PO hiệu quả nhất. Hy vọng những thông tin này giúp bạn hiểu thêm về một trong những giấy tờ mua bán hàng hoá. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay cho Đức Transport để được tư vấn nhanh nhất nhé.

Mọi chi tiết xin liên hệ:

 

Dịch vụ nhập khẩu hoa tươi (Lan, hồng, Tuy lip…)

 

Dịch vụ nhập khẩu cây giống hoa Lan

 

Dịch vụ hải quan tại HCM

 

Dịch vụ khai báo hải quan Đà Nẵng

 

Dịch vụ khai báo hải quan Hà Nội

 

Biểu thuế xuất nhập khẩu 2022

 

Xác định mã HS

 

Các loại hình xuất nhập khẩu đầy đủ mới nhất

 

DANH SÁCH CẢNG BIỂN TẠI MỸ (USA)

 

Danh sách 14 cảng biển lớn ở Trung Quốc

 

Arrival Notice Là Gì?

 

Các Hình Thức Thanh Toán Quốc Tế

 

Top 11 Hãng Tàu Lớn