Proforma Invoice là gì?Phân biệt Proforma Invoice và commercial Invoice

Nếu chúng ta kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa, chắc hẳn chúng ta đã  nghe nói về Proforma Invoice. Vậy Proforma Invoice là gì ? Hãy cùng  Đức Transport tìm hiểu hóa đơn Proforma Invoice trong bài viết dưới đây.

Hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice là gì?

Hóa đơn chiếu lệ (PI) hoặc hóa đơn chiếu lệ có thể được coi là phiên bản sơ bộ (bản nháp) của hóa đơn cuối cùng. Trong tiếng Việt PI vẫn có thể giống như hóa đơn bán hàng thông thường nhưng không có giá trị thanh toán

Proforma Invoice thường dùng trong những mục đích nào?

Mặc dù hóa đơn Proforma không đủ điều kiện để thanh toán nhưng nó chứa tất cả thông tin của hóa đơn thương mại tiêu chuẩn. Dựa vào bản cáo bạch này, người mua và người bán cũng có thể phần nào xác định được thông tin vận chuyển của giao dịch: tên hàng, chủng loại, chủng loại, giá cả, số lượng, điều kiện giao hàng, v.v.

Hóa đơn Proforma là một tài liệu mà người bán gửi cho người mua để đảm bảo rằng hàng hóa được giao theo đúng cam kết của cả hai bên.

Tài liệu này là một tài liệu chiếu lệ có thể được thay đổi nhiều lần sau mỗi lần trao đổi giữa người mua và người bán.

Về ngày phát hành hóa đơn chiếu lệ, hiện tại chưa xác định chính xác thời gian giao văn bản này, các bên có thể chủ động thỏa thuận với nhau về ngày phát hành hóa đơn chiếu lệ.

Nói chung, các tài liệu chiếu lệ được ban hành nếu:

• Người bán phải cung cấp cho người mua các tài liệu xác nhận rằng việc vận chuyển đã diễn ra, nếu lô hàng được đề cập chưa được giao.
• Người bán phải cung cấp chứng từ xác nhận trị giá lô hàng khi làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu. Lúc này hai bên chưa có đầy đủ các thông tin cần thiết hoặc chưa lập hóa đơn bán hàng.

Thời điểm phát hành hoá đơn chiếu lệ (Proforma invoice)

 Khi mua bán ký gửi, người bán không bắt buộc phải lập hóa đơn chiếu lệ PI. Do đó, ngày của loại hóa đơn này không được quy định. Tuy nhiên, để cụ thể hóa các điều khoản của giao dịch và đạt được thỏa thuận trong thời gian ngắn, các bên có thể chuẩn bị trước một PI để tham khảo. Từ đó, anh đưa ra những giải pháp hợp lý, vừa túi tiền của cả hai bên. Do đó, ngân sách có thể được lập, ví dụ, trong các trường hợp sau: 

•  Bên xuất khẩu phải cung cấp cho bên nhập khẩu chứng từ chứa đầy đủ thông tin về lô hàng. Tất nhiên, hàng hóa vẫn chưa được giao vào thời điểm đó. 
•  Hóa đơn chiếu lệ được yêu cầu khi nhà nhập khẩu cần chứng từ xác nhận giá trị lô hàng để lắp ráp lô hàng. Ở một số quốc gia và khu vực, đây là điều kiện bắt buộc. 
•  PI có thể được cấp nếu dữ liệu bắt buộc không được điền hoặc không thể xuất hóa đơn bán hàng. Nếu cả hai bên có thông tin đầy đủ về lô hàng, người mua tin rằng các điều kiện phù hợp, hàng hóa đã được đóng vào container hoặc vận chuyển, nhà xuất khẩu có thể lập hóa đơn bán hàng cho lô hàng có liên quan.

Nội dung của Proforma Invoice

Nội dung chính của hóa đơn chiếu lệ như sau:

• Thông tin chi tiết về nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu.
• số PI và ngày.
• Quảng cáo các điều khoản thanh toán mong muốn của người bán. Ví dụ như đặt cọc bao nhiêu và phần còn lại trả bao nhiêu, có đủ chứng từ mua bán không,…
•  Ngoài ra, cần cung cấp đầy đủ thông tin về tài khoản ngân hàng để quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng. Các thông tin cơ bản liên quan đến lô hàng như đơn giá, thành tiền, số lượng, chủng loại, mẫu mã, quy cách đóng gói,…

Loading port: Tên của cổng tải.

Cổng đích: Tên của cổng đích dự kiến.

ETA: Đây là ngày giao hàng ước tính.

Sự khác biệt giữa Proforma Invoice với các loại hóa đơn thông thường khác

Các yếu tố so sánh	Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)	Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Về thời điểm phát hành của chứng từ	Hóa đơn chiếu lệ được chuẩn bị trước khi lô hàng được gửi cho người mua	Hóa đơn bán hàng được gửi  sau khi đã gửi hàng  hoặc  đóng  hàng vào container
Về nội dung trên chứng từ	Khá đầy đủ giống như hóa đơn bán hàng nhưng nội dung  chứng từ có thể  thay đổi nhiều	Hóa đơn bán hàng chi tiết  không thay đổi (vì nó chỉ được lập sau khi lô hàng đã được gửi đi và các điều kiện bán hàng đã được hai bên  xác nhận)
Về tính cam kết trên chứng từ	Chỉ dành cho tương tác ban đầu	Xác nhận giao dịch chính thức giữa hai bên mua và bán
Về hạch toán	Không  được sử dụng trong tính toán	Được sử dụng để ghi lại các giao dịch của cả người bán và người mua

Phân biệt Proforma Invoice và commercial Invoice

Trên thực tế, dựa vào định nghĩa, chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy sự khác biệt giữa hai loại vé này. Như sau:

• Thông tin về thời gian giao hàng: Hóa đơn chiếu lệ được người bán chuẩn bị trước khi hàng hóa được vận chuyển hoặc nếu hàng hóa chưa sẵn sàng để vận chuyển. Trong khi đó, hóa đơn bán hàng được lập sau khi hàng hóa đã được vận chuyển hoặc đóng gói trong công-ten-nơ, sẵn sàng giao cho người mua.
• Về nội dung ghi trên hóa đơn:Trên thực tế, cả 2 loại hóa đơn này đều có nội dung cơ bản giống nhau. Tuy nhiên, vì là hóa đơn chính thức nên hóa đơn thương mại chứa nhiều thông tin chi tiết hơn hóa đơn chiếu lệ. Thông tin hóa đơn bán hàng sẽ không còn bị thay đổi. Tuy nhiên, các chi tiết của hóa đơn chiếu lệ sẽ được kiểm tra và sửa đổi cho đến khi cả hai bên đồng ý.
• Về cam kết giữa các bên: PI chỉ thể hiện những cam kết trước đó của bên bán và bên mua để các bên hiểu được sự thỏa thuận giữa các bên. Suy cho cùng, nó là một văn bản chính thức xác nhận giao dịch mua bán và tất nhiên, cả bên bán và bên mua đều có liên quan đến nhau.
• Về hạch toán: Hóa đơn thương mại hạch toán hạch toán của cả bên xuất khẩu và bên nhập khẩu. Không có ngân sách. 

Trên đây là toàn bộ thông tin về Proforma Invoice là gì, Proforma Invoice Xuất nhập khẩu và phân biệt Proforma Invoice và commercial Invoice.  Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ hotline miễn phí hoặc truy cập website chính thức của Đức Transport  nhé